Assistant(e), gérer votre temps, les priorités et les urgences

Calendrier :
Dates: 2 décembre 2021 - 9 juin 2022
Durée :
2 jours (14 heures)
Tarif :
700 € ht
Contact :
Ophélie HIRACHE
Téléphone
02.35.59.44.15
Email
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Dates de sessions :

2 et 9/12/21

9 et 16/06/22

Public

Assistant(e) en poste souhaitant optimiser son efficacité personnelle.

Objectifs

- Diagnostiquer ses pratiques et prendre du recul
- Sortir de l'encombrement quotidien
- Gérer les priorités et les imprévus
- Faire la différence entre urgent et important
- Optimiser son organisation et gagner en sérénité
- Communiquer, proposer des alternatives pour plus d’efficacité.

Prérequis

Pas d’exigence spécifique

Programme

Appréhender son poste de travail : ses tâches et ses missions
- Ce que l’on attend aujourd’hui d’un(e) assistant(e) (prérequis, savoir-faire, technicité, binôme et collaboration avec son “N+1”…)
- Les données fondamentales que l’assistant(e) doit connaître par rapport à son contexte professionnel (structure, partenaires, « clients » internes et externes, style de management, objectifs, mission…)

Faire l’état des lieux des habitudes et des réflexes
- Prendre conscience de son rapport au temps
- Identifier les conséquences pour soi et pour les autres
- Repérer les changements souhaités
- Identifier les chronophages

Mettre en place l'environnement logistique et matériel
- Utiliser le téléphone de façon rationnelle
- Organiser l'espace de travail
- Améliorer son système de classement

Planifier ses tâches
- Distinguer l'urgent de l'important
- Travailler par priorités
- Adopter la stratégie d'objectifs
- Planifier la journée, la semaine, le mois

Gérer les imprévus
- S’organiser pour mieux vivre au quotidien
- Réagir à l'imprévu
- Planifier les actions correctives

Mieux communiquer pour gagner du temps
- Travailler en équipe sans se faire « absorber »
- Apprendre à dire "non" de façon constructive, proposer des alternatives
- Bien gérer ses mails
- Réagir de façon constructive aux imprévus et en garder la maîtrise
- Transmettre l’information utile au bon moment


Préconisation : pour plus d’efficacité, complétez cette formation par le module « Etre efficace dans la rédaction et la gestion de ses mails »

Démarche pédagogique

Autodiagnostic, outils et méthodes de gestion.

Formateur
Intervenante en techniques de communication (écrite et orale), mise en place de démarche compétences et de transmission des savoirs.
Diplôme Universitaire de formateur.

Evaluation de la formation

Evaluation des acquis tout au long de la formation avec les exercices pratiques et les quizz.

Fiche d’évaluation de la formation en fin de stage.

Attestation de fin de formation accompagnée de la fiche programme à destination du stagiaire.